展示会の会期が近づいている出展社様は、本業と並行しながらの準備になりますので、大忙しではないでしょうか。コロナが明けた昨年から、展示会ブース装飾のお問い合わせが一段と増えております。
 
私は、ブース装飾プランナーをサポートするお仕事をしています。主な業務は、図面の編集ですが、1･2KOMAにお電話でお問い合わせをして下さる出展社様の応対もしております。その際、よく聞かれるのが「何からお伝えすればいいですか？」です。
 
初めて展示会に出展される場合は、知見や情報が少なく、不安を感じることが多いかと思います。そこで、今回のブログでは、「電話応対時に必ずお聞かせいただく4つの質問」と、また、「ご承知おきいただきたいこと」が2つありますので、こちらも合わせてお伝えします。
 
下記が4つの質問です。
①.ご出展される展示会名
②.小間サイズ(寸法:間口×奥行×高さ/通路の面数)
③.ブース装飾に関するご要望
④.ブース装飾の上限予算
 

 
展示会名につきましては、説明不要かと思いますので、小間サイズについて、補足させていただきます。
 
小間サイズの最小単位は、0.5小間(間口(W)3m×奥行(D)2.7m×高さ(H)2.7m)または1小間(間口(W)3m×奥行(D)3m×高さ(H)2.7m)になります。展示会の主催者や展示会によって、小間の寸法定義が異なりますので、間口が6ｍでも1小間で定義される場合もございます。
 
小間サイズをお聞かせいただく理由は2つあります。1つ目はブースデザインやレイアウトが変わるためです。2つ目は装飾費用が増減します。通路の面数が少ないほど、壁面数が多くなりますのでその分装飾費用が掛かります。
 
通路の面数はとても重要ですが、1小間、2小間の小さなブースの場合は小間位置が会期の直前まで決まらない、というケースもございます。そのため、お問合せの時点で通路面が不明でも構いません。
 
ブース装飾に関するご要望については、「リードを獲得したい」、「かっこよくしたい」、「集客したい」など、お客様により様々ですが、お問合せの段階でご要望が曖昧でも構いません。実際、担当のブース装飾プランナーとのお打ち合わせ（ヒアリング）が壁打ちとなり「ご要望が整理された」、「モヤモヤが晴れた」というお声も聞いております。
 
また、ブース装飾の上限予算につきましても、お問い合わせ時点で未定でも、大丈夫です。一方で、「ブース装飾の金額感を先に教えて欲しい」という方には、1･2KOMAサイトの実績から価格帯や費用感をご案内しております。
 
 

1つ目は、「御見積書を先に頂きたい」場合についてです。私たちの仕組み上、いきなり御見積書をご案内することができません。流れとしては、最初に担当のプランナーがヒアリングをさせていただきます。そこで出展の目的やKPI（目標）などをヒアリングさせていただいてから、ブースイメージの制作と並行して御見積書を作成しております。
 
また、御見積書とブースイメージをご提案させていただくのに、7～10営業日ほどお時間をいただいております。そのため、「御見積書を先に頂きたい」というご要望に対しては、申し訳ございませんが、対応できかねます。
 
2つ目は、「受付枠がいっぱいになっている」場合についてです。「依頼は何か月前までにすればいいですか？」というご質問を頂きますが、「展示会開催日の3か月前」とお答えしています。お客様とお打ち合わせを重ね、開催1か月前には発注手配をさせていただく流れとなっております。
 
しかし、3か月前にお電話を頂いたとしても、毎年ご依頼下さるリピートのお客様で受付枠がいっぱいになっていることがございます。特に、Japan IT Weekやギフトショーなどの大規模展示会は、コンペの参加を辞退させていただくことが増えております。以上、2点につきましては、ご承知おきいただけますと幸いです。
 
 

今回のブログでは、「電話応対時に必ずお聞かせいただく4つの質問」と「ご承知おきいただきたいこと」についてお伝えしました。お客様の不安が少しでも解消できれば幸いです。ブース装飾に関するご質問や不安点などがありましたら、全力でご回答させていただきます！長くなりましたが、最後までお読みくださりありがとうございます。皆様からのお問合せを心よりお待ちしております。
 
 

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